یکی از مهمترین نیاز های پیاده سازی اتوماسیون اداری ، مکانیزه کردن فرایندهای سازمان می باشد بگونه ای که بتوان سیر انجام فعالیت های داخل یک فرایند را بصورت یکجا مشاهده و ردگیری نمود و کنترلی دقیق بر انجام فرایند کار وجود داشته باشد. موتور گردش کاری اتوماسیون زوبین این امکان را به سیستم های اتوماسیون اداری می دهد.موتور گردش کار زوبین به کاربران اجازه می دهد فرایندهای کاری سازمان خود را در قالب مجموعه ای از فعالیت ها ، پیاده سازی کرده و آن ها را از این طریق به گردش در آورند.به کمک این ابزار کاربران سیستم اتوماسیون اداری زوبین میتوانند مسیر گردش فرم های تولید شده را برحسب انواع فرایندهای درون سازمانی شما تعریف کرده و نحوه تاثیر گذاری اطلاعات فرم روی سایر اجزاء سیستم را نیز مشخص نمایند. بواسطه قابلیت های موجود در این ابزار می توان بسیاری از روال های استاندارد سازمان ها نظیر درخواست مرخصی های ساعتی و روزانه، ماموریت های ساعتی و روزانه، مجوز های اضافه کاری، فرایند پیگیری امور ، درخواست خدمات یا تجهیزات و .. را مکانیزه انجام داد.
 
 
امکانات نرم افزار
• برخورداری از ابزار مورد نیاز تعریف گردش کاری
• امکان تعریف مراحل کاری متنوع
• امکان تعیین مشخصات هر مرحله شامل عنوان مرحله، عنوان عملیات های تایید و عدم تایید، تعداد اقدام کنندگان مرحله
• امکان تعیین مرحله بعدی با توجه به فرایند سازمان خریدار.
• امکان انجام انواع عملیات شامل تایید فرم، ثبت فرم، خاتمه گردش کار و نیز ارجاع فرم بر حسب شرط های تعیین شده
• امکان تعیین اولویت برای هر کدام از عملیات تعریف شده در لیست
• امکان تغییر در روال گردش کار در حین اجرا بدون ایجاد اختلال برای فرم های در گردش موجود
• مستند‌سازي، تعريف و اجراي گردش‌كار به منظور بهبود در راستاي افزايش بهره‌وری سازمان
• امكان طراحي فرآيندهای ISO
• تعريف شروط و سلسله مراتب در مراحل مختلف گردش كار و فرآيند


برخی از مزایای استفاده از موتور گردش کار زوبین :
کاهش حجم کاغذ بازی اداری و کارهای روزمره ای که باید به طور دستی انجام شود
تسهیل و تسریع ارتباطات سازمانی و انسانی
کاهش اشتباهات و در نتیجه افزایش واقعی داده ها
تقویت امنیت سازمان
افزایش کارایی از طریق خودکار کردن پردازش های تجاری و حذف مراحل غیرضروری
بهبود مدیریت پردازش های تجاری از طریق شیوه های کاری استاندارد و توانایی بازرسی بهتر
ارتقا سطح انعطاف پذیری در سازمان
بهتر شدن وضعیت های پردازش های تجاری از طریق ساده سازی آنها
بهتر شدن وضعیت خدمات رسانی به مشتریان