امروزه در سازمان ها قابلیت تغییر در ايجاد و يا تغيير روالها و اسناد در گردش، از جمله نيازها ی مهم هر سازمان میباشد . ثبت، گردش و گزارش گيري از اطلاعات موجود در اين اسناد امري اجتناب ناپذير است. تمایل سازمان ها به برنامه ريزي، باعث شده است تا نياز به سيستم هايي كه بتواند تغييرات را در خود پذيرا شده و قابليت انطباق با فرآیند هاي جديد را داشته باشد در سازمان ها احساس شود.
اين نيازها عمدتا در اسناد و فرم هاي سازماني و فرآيندهاي مرتبط با آنها در سازمان میباشد .که بخش مهمی از اسناد در گردش کاری سازمان‌ها در قالب فرم هستند و ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها دارای اهمیت ویژه‌ای است.
 این سیستم جهت پاسخگویی به این نیاز ارائه شده است. با استفاده از فرم ساز اتوماسیون اداری زوبین کاربر بدون تسلط بر دانش برنامه‌نویسی می‌تواند فرم‌ها را در سیستم طراحی کرده و اطلاعات مربوط به تکمیل آنها را مدیریت كند. تعریف فرایند کاری، این امکان را به کاربر می‌دهد تا فرم‌ها در مسیر تعریف شده و با توجه به دسترسی‌های اعمال شده گردش داشته باشند و در هر مرحله با توجه به وضعیت فرم تکمیل شوند.
  تمامی این ویژگی ها به صورت کاملا تحت وب و بدون نیاز به نصب نرم افزار در اختیار کاربر قرار می گیرد.

با استفاده از فرم ساز و گردش کار، فرایندهای مربوط به مکاتبات اداری طراحی می‌شوند و به افراد مسئول تخصص پیدا می‌کنند. بر این اساس کار‌ها در سازمان به گردش در می‌آید و در کارتابل افراد قرار می‌گیرد. بدین ترتیب مسیر کار‌ها از قبل مشخص است و به طور استاندارد سازمان پیش می‌رود.
*برخی از مزایای استفاده از موتور فرم ساز زوبین
کاهش بسیار هزینه‌های سازمان
با استفاده از فرم ساز و گردش کار اتوماسیون اداری تحت وب زوبین، بسیاری از فرایند‌ها مکانیزه شده و استفاده از کاغذ و چاپگر کاهش می‌یابد.
 روال مند شدن کار‌ها، خطاهای انسانی کمتر می کند و دقت و سرعت در کار‌ها افزایش می‌یابد..
*برخی قابلیت های موتور فرم ساز زوبین:
امكان طبقه بندي و تعريف انواع فرم هاي سازماني براساس ساختار سازمان مشتري
امكان طراحي فرم هاي چند لايه
قابليت ايجاد دسترسي تا سطح فيلد روي فرم ها و دسترسي هايي چون ايجاد، ارجاع، حذف، ابطال و ... براي تك تك كاربران يا گروه هاي كاري كاربران
امكان انتساب گردش كارهاي مختلف از پيش تعريف شده به يك فرم و گردش آن بصورت خودكار