اگر مجموعه نرم افزارهای اداری زوبین را یکجا نگاه کنید ، در حال دیدن یک سیستم مکانیزاسیون عملیات هستید. تا این لحظه از توسعه زوبین ، مکانیزاسیون زوبین عبارتست از : نرم افزاری که کلیه کارهای غیر حسابداری سازمان شما را مکانیزه می کند . اگر برایتان کسالت آور نباشد ، تأکید چند باره بر (کلیه کارهای غیر حسابداری در سازمان شما ) ضروری است ، زیرا زوبین در کاربرد این کلمه واقعاً جدی است و مکانیزه کردن کلیه کارهای غیر حسابداری ، کاری است که زوبین هم اینک در سایت مشتریانش به آن مشغول است .
ولی زوبین چگونه اینکار را انجام می دهد ؟ بدون اطلاع دقیق از ساختار یک سازمان ، چه روش برای تضمین مکانیزه کردن همه کارهای آن سازمان وجود دارد ؟ پاسخ خیلی ساده است و هسته اصلی مکانیزاسیون عملیات زوبین را تشکیل می دهد . هر کاری در سازمان شما ، با پر کردن یک فرم شروع می شود (مثلاً یک درخواست خرید ، یک سفارش کالا از طرف مشتری ، درخواست تهیه یک نقشه و یا حتی کار ساده درخواست مرخصی و مأموریت ) این فرم در هر مرحله ازانجام کار تکمیل تر می شود . در آن یادداشتهایی انجام می شود یا گزارش کار و مدارک مختلف به آن ضمیمه می گردد . برای انجام هر کار معین ، معمولاً گردش کار مشخصی هم وجود دارد . اگر این فرمها ، به همراه مسیر گردش آنها بعلاوه زمانبندی و نظارت زمانی بر گردش این فرمها در سازمان در کنترل یک نرم افزار باشد ، آنگاه شما مکانیزاسیون عملیات زوبین را دارید .
زوبین دارای یک موتور فرم ساز است . با این ابزار شما فرمهای موجود در سازمان را وارد زوبین می کنید . ( البته خیلی شکیل تر و مدرن تر ) سپس گردش کاری این فرم در داخل سازمان را که قبلاً روی کاغذ طراحی کرده اید ، توسط موتور گردش کار زوبین ، فعال می کنید . بدین ترتیب یک فرم کامپیوتری دارید که گردش آن در سازمان مشخص شده است . بنابراین کار مربوط به این فرم توسط زوبین به جریان می افتد . از این به بعد قابلیت منحصر بفرد زوبین که در هیچ نرم افزار مشابهی نمونه نداشته و ندارد به کمکتان می آید . زوبین می تواند جریان این فرمها را در گردشهای کاری خودشان از نظر زمانی برایتان کنترل کند . ابزارهای کنترل پروژه زوبین به شما کمک می کند تعیین کنید هر کاری درچه زمانی باید به اتمام برسد ، چقدر باید روی آن کار شود ، تا بحال چقدر روی آن کار شده ، به پیشرفت آن کار یا گروهی از کارها ( مثلاً در یک پروژه ) چند درصد است و بطور خلاصه انبوهی از امکانات کنترل زمانی که در اختیارتان است . وقتی همه کارها در زوبین به جریان افتاد ، موتور گزارش ساز زوبین ، امکانات گزارش گیری فوق العاده قابل انعطافی را در اختیارتان قرار می دهد . مکانیزاسیون عملیات زوبین فقط تعداد محدودی گزارش آماده که مجبور باشید برای گزارش گیری یکی را انتخاب کنید ، ندارد .
گزارشهای متنوعی را می توانید بسازید و پس از استفاده آنها را برای نیازهای بعدی ذخیره کنید و با کاربران دیگر به اشتراک بگذارید تا از آنها استفاده کنند .
با این ویژگیها ، مکانیزاسیون عملیات زوبین ، نرم افزاری فوق العاده قابل انعطاف است که می تواند بر ساختار کارها در سازمان شما منطبق شود .
بر پایه زبان برنامه نویسی جاوا
کاملا تحت وب
بدون محدودیت کاربران(کاربر نامحدود)
بدون نیاز به سخت افزار پیچیده
حفظ سرعت فوق العاده هنگام استفاده همزمان کاربران
موتور گردش کار، موتور فرم ساز، موتور گزارش ساز و قابلیتهای کامل زمانبندی
ثبت و گردش مکاتبات بدون کاغذ(PAPER LESS)
امکان استفاده واحد های مختلف بدون پرداخت هزینه های اضافه
امکان ایجاد گزارشهای پویا و ذخیره آنها با نام دلخواه
قابلیت های کنترل پروژه در زمانبندی گردش فرمها و اجرای پروژه
یک سال خدمات پس از فروش رایگان
امکان بومی سازی نرم افزار (پیاده سازی بر اساس نیاز سازمان شما)
کارتابل الکترونیکی اختصاصی برای هر کاربر
مدیریت فعالیت ها و یادآوری ها
مدیریت گردش کار
تعریف الگو های متعدد شماره نامه
الصاق انواع فایل به عنوان پیوست نامه شامل فیلم، صوت، تصویر، متن
ایجاد/ارتباط بین نامه های پیرو، بازگشتی و عطف
تعریف گروه گیرندگان نامه
تعریف گروه های ارجاع
تعریف شیوه ارسال نامه(دستی، پیک، ارباب رجوع، پست)
تعیین مهلت برای پاسخ نامه
ارجاع نامه به پست های مجاز در درون سازمان
ارجاع اتوماتیک بر اساس شرایط تعریف شده در کارتابل
ارجاع نامه پیش نویس تائید آن
یادداشت گذاری شخصی روی ارجاع(دستورات مدیریتی)
امکان تعیین سطح محرمانگی ارجاع
1. ایجاد سازمان بدون کاغذ 2. مدیریت و هماهنگی جلسات 3. کارتابل الکترونیک برای همه کاربران 4. تنظیم سطوح دسترسی برای کاربران 5. دریافت ایمیل 6. ارجاع نامه ها، پیوست ها و مدارک بایگانی شده 7. مکانیزاسیون کامل دبیرخانه 8. مکانیزاسیون کامل بایگانی 9. تهیه نسخه چاپی اسناد 10. بایگانی مدارک تبلیغاتی 11. ثبت مکاتبات به تفکیک وارده و صادره 12. سامانه دفترچه تلفن 13. بایگانی خودکار پس از سیر اداری 14. پیگیری زمان پاسخ دهی به نامه ها 15. ایجاد فرم ثبت مدارک و دفتر اندیکاتور 16. دریافت و ارسال اتوماتیک فکس 17. دریافت اتوماتیک ایمیل
1. کاملا تحت وب 2. زبان برنامه نویسی جاوا 3. تعداد کاربر نامحدود 4. سرعت بالا 5. موتور گردش کار 6. فرم ساز 7. گزارش ساز 8. ادیتور آنلاین 9. بدون نیاز به سخت افزار پیچیده 10. کاربر پسند