دبیرخانه و دفاتر مدیریت ها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم امور دفتری و گردش نامه های اداری می باشد.

اتوماسیون دبیرخانه زوبین نرم افزاریست که برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شرکت های مختلف مورد استفاده قرار میگیرد.

در این سیستم ارسال ، دریافت و گردش کلیه مكاتبات سازمان به صورت الکترونیکی و بی نیاز از جا به جایی فیزیکی نامه انجام می شود و تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود.

اتوماسیون دبیرخانه زوبین با کنار گذاشتن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب دقت ، اطمینان و بازده در جهت جلوگیری از هدر رفتن زمان و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات باعث حرکت به سوی استاندارد های فن آوری جهان در این رابطه شده است.

در کنار تمامی قابلیت هایی که یک اتوماسیون دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های قابل توجه اتوماسیون دبیرخانه زوبین به موارد زیر می توان اشاره کرد:

• قابلیت تعریف قالب نامه ها
• ثبت مکاتبات به تفکیک با گروه بندی دلخواه
• دبیرخانه چندگانه(ایجاد دبیرخانه برای تعداد نامحدودی شرکت یا سازمان وابسته فقط با یک نسخه نرم افزار)
• امکان ثبت نامه و انجام عملیات روی آنها توسط چند کاربر بطور همزمان
• امکان پیوست اسناد به یک نامه با فرمت دلخواه و جستجوی سریع و پیشرفته در نامه های ثبت شده
• ارجاع نامه ها به کارتابل الکترونیکی افراد سازمان
• پیگیری زمانی پاسخدهی به نامه ها
• تنظیم سطح دسترسی و امنیتی به اسناد و مدارک بطور گسترده و دقیق برای افراد سازمان
• امکان بایگانی مکاتبات پس از سیر اداری آنها